Organiser un événement à moindre coût facilement ? On vous donne toutes les clés pour réussir !

 

Il est dimanche, vous vous ennuyez et passez votre temps avachi sur votre canapé sans savoir que faire ? Vous avez la volonté de donner un sens à votre vie en vous engageant dans un projet collectif ? Fini le temps perdu ! Vous êtes étudiants sans revenus fixes et souhaitez vous investir dans un projet alors n’hésitez plus ! De même si vous êtes actuellement en freelance et que vos revenus ne vous permettent pas de faire des folies et de dépenser des milliers. Apprenez à créer votre événement pas cher. Vous êtes bénévole dans une association ?

En fait qui que vous soyez, vous êtes tous les bienvenus à partir du moment où vous voulez organiser un événement sans trop dépenser.

Pour illustrer au mieux mon article, je vais prendre un exemple personnel qui nous a permis de réaliser un petit événement sans trop dépenser. Rapidement, notre événement avait pour but de donner des cours dans le digital à des cadres et particuliers. Cela consiste donc pour des dirigeants à être sensibilisés par des jeunes issus d’une génération proche du numérique, la nôtre. C’était un mentorat inversé en fait.

Aller je n’en dis pas plus, c’est parti !



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1. L’étape du Brainstorming

Puisqu’il faut un début à tout, vous allez tout d’abord faire un Brainstorming. Cette étape peut paraître inutile et pourtant c’est celle qui va vous permettre de réaliser votre projet.

Le Brainstorming, dit « Tempête de cerveau » en anglais consiste à mettre en commun toutes les idées d’un projet aussi farfelues les unes que les autres. C’est une technique qui va vous permettre d’avoir de nombreuses suggestions spontanées pour faire évoluer votre projet par la suite.



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2. L’estimation du budget.

Avant toute chose, il est indispensable de se définir un budget. Il n’est pas obligatoire d’en avoir un très enlevé. 50, 100, 200 ou même 300€ peuvent largement suffire à réaliser un événement quand vous l’auriez espéré. Car le plus important dans un événement quelconque, c’est l’organisation et la communication que vous allez établir.

Essayez de répartir votre budget pour le lieu (un tiers des dépenses généralement), le buffet et les boissons (un tiers) et un tiers pour la communication avant et après la manifestation. Ce dernier poste est important car, pour capitaliser sur votre opération, vous devez l’annoncer au plus grand nombre possible – au sein de la cible visée.

En ce qui concerne notre budget, nous avions une somme précise : 50€.

« Mais non ne vous inquiétez pas on va y arriver, 50€ ça devrait être large pour notre événement. »

Bon ok, je vous avoue que c’est un peu restreint, si vous pouvez mettre jusqu’à 200€ n’hésitez surtout pas, mais c’est tout de même faisable !



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3. le choix du bon thème.

Selon des études, le thème retenu représente 80 % de la réussite d’une soirée. Mais encore faut-il savoir le choisir. Il est donc important de passer du temps là-dessus, de façon à rendre le nom le plus attractif possible aux yeux des gens. N’hésitez pas à écrire différents titres et mélanger vos idées, ce ne sera pas une perte de temps.

La difficulté consiste à trouver un thème suffisamment fédérateur qui plaise au plus grand nombre. Sans nécessairement tomber dans le piège du plus petit dénominateur commun, car le thème deviendrait alors sans consistance et n’éveillerait aucune curiosité ni envie chez la personne.

Nous par exemple, nous avons choisi quelque chose de simple et qui permet de comprendre le nom de l’événement en un regard : « Participez à la transition digitale ».



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4. la conception des animations

Puisqu’il est important que tout le monde soit intéressé par voter événement, je vous conseille au préalable de faire un sondage.

Rien de plus simple ! Il existe un site : Google Forms, et il vous permet de créer des sondages à votre guise et de pouvoir les partager par la suite par mails…

Technique un peu plus commune mais qui marche tout de même : le bouche à bouche. Bien évidemment, n’hésitez pas à demander à vos amis s’ils sont intéressés et ce qu’ils aimeraient voir dans votre événement. Cela peut parfois paraître idiot mais en réalité ça pourra énormément vous aider dans vos futures démarches. Contactez votre réseau et demandez-leur ce qui leur plairai le plus



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5. Fixer la bonne date et la bonne heure.

Un des points les plus important dans l’organisation de votre événement : la date. Petit conseil : évitez les veilles ou lendemains de vacances et de jours fériés. Fuyez les semaines contenant un pont car un bon nombre de français partent en vacances ou préfèrent se reposer et passer du temps en famille

Les soirées de la semaine les plus prisées sont les mardis et les jeudis. Vous pouvez opter pour l’un de ces jours-là, ou bien jouer les outsiders en programmant votre événement le lundi ou le vendredi.

Nous on a choisi le lundi et le mardi à 17h30 mais on s’est rendu compte qu’il aurait mieux fallu commencer vers 18h30 car un bon nombre de participants ont mis qu’ils venaient et qui au final n’ont pas été présents, notamment à cause de l’heure j’imagine.

Donc n’hésitez pas à mettre en fin d’après-midi, début de soirée pour toucher le plus de monde possible.



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6. la création d’un site Internet.

Si vous avez quelques connaissances quant au fonctionnement et l’utilisation d’internet alors vous pouvez entreprendre de créer un site internet. Il vous faudra tout d’abord un nom de domaine et un hébergeur que vous pouvez avoir pour pas très cher sur 1&1 ou OVH.

Par la suite, rendez vous sur WordPress, c’est un CMS (Content Management System) open source qui va vous permettre de créer votre site !

Rien de plus simple, choisissez votre thème et personnalisez votre page comme vous le souhaitez.

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Allez faire un petit tour sur le site : http://reversementoring.fr/

Le site internet est indispensable aujourd’hui, puisque toute personne qui s’intéresse à un événement va se rendre sur son navigateur pour avoir plus ample informations.

7. la création des flyers.

A l’ère d’internet, et y compris pour des destinataires technophiles, rien ne vaut une invitation papier pour donner de l’importance à votre événement. Si vous aimez tout ce qui est création de contenus assez design, je ne peux que vous conseiller Illustrator. C’est un logiciel payant mais grâce à lui vous allez pouvoir faire des merveilles.

Voici ce que nous nous avons réalisé avec celui-ci

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Par ailleurs, si vous préférez un logiciel gratuit, vous pouvez utiliser Canva qui dispose déjà de thèmes préconçus et facile d’utilisation.

Ne lésiniez pas sur les moyens, la création d’un flyer est l’une des parties les plus importantes quant à la communication de votre événement. Vous pouvez les imprimez par vous-même, ce qui ne garantit pas la qualité d’impression ou sinon en imprimerie directement. Je vous conseille Vistaprint. De nombreux professionnels l’utilisent pour ses prix assez abordables et pour sa qualité.



8. La campagne d’emailing.

Si vous faîtes une partie de votre communication sur papier, rien ne vous empêche pas de la doubler d’une version numérique, et bien entendu vous DEVEZ le faire.

  • Lancez une campagne d’emailing, c’est assez simple. Qu’est-ce que c’est ?

L’e-mailing est l’utilisation de courriels électroniques comme moyen de communication commerciale et il s’inscrit comme un moyen de communication marketing pour les entreprises et les différents autres groupes qui l’utilisent. L’emailing vise donc à renforcer un message donné puisque ce n’est pas un mail simple, il est possible de le personnaliser comme on le souhaite. Il est donc plus esthétique, structuré, réactif (les premiers résultats d’une campagne d’e-mailing peuvent être évalués quelques jours suivant l’envoi) …

Si vous souhaitez en faire un, je vous conseille MailChimp.

Voici ce que nous avons réalisé :

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N’oubliez pas de mettre des liens d’inscription, avec le site Eventbrite par exemple qui est très fonctionnel et des liens envers votre site si vous en possédez un ou toutes autres pages.



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9. La campagne sur les réseaux sociaux.

C’est ici que tout va se jouer. Aujourd’hui, près de 3 milliards de personnes sont actives sur les réseaux sociaux soit 39% de la population mondiale d’après une étude du Blog du modérateur.

Nous, nous nous sommes contentés d’utiliser Facebook premièrement comme moteur dans la visibilité de notre événement. Nous avons simplement fait des publications que nous avons publiées avec nos comptes personnels respectifs. Si vous avez le moyen de dépenser davantage à l’aide de la communication numérique, vous pouvez utiliser les Facebook Ads. Pour 5€ par exemple, vous pouvez toucher des milliers de personnes ce qui vous permettrait de vous faire connaître un maximum.

Point important, n’oubliez pas de mettre une image en rapport avec votre événement en description de votre publication. C’est toujours mieux esthétiquement et le futur intéressé prendra le temps de lire votre publication plus facilement.

Un autre réseau important que nous avons utilisé a été LinkedIn, car en ciblant des particuliers et des cadres, il nous semblait indispensable de se baser sur un réseau social professionnel.

Enfin, si vous êtes bloggeur notamment, il peut être judicieux de baser votre communication numérique à l’aide d’Instagram, mais votre cible sera différente.



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10. Partagez votre événement.

Dernière étape très importante, et qu’il ne faut pas laisser de côté : la communication sur des sites externes.

Par exemple, il vous faut débourser une dizaine d’euro pour être présent sur Meetup. En effet, ce site vous permet de créer vote événement et de le rendre visible aux yeux de tous. Vous pouvez partager vos passions et les événements qui vous sont proposés sont présents en fonction des centres d’intérêts que vous avez renseigné. Vous pouvez choisir les catégories … rien de mieux ! En mettant notre événement sur ce site 3 jours avant, nous avons touché près de 20 personnes alors imaginez si vous le mettez une à deux semaines avant !

Deux autres sites un peu moins populaires mais efficaces : Openagenda qui fonctionne comme Meetup et Maddyness qui est essentiellement utile pour les start-ups et l’innovation.

 

 

Et voilà les amis, je crois qu’à travers ces 10 points vous avez la possibilité de créer voter événement à moindre coup. Plus aucune raison pour ne pas vous lancer, vous n’avez plus d’excuses !

Je vous laisse écrire votre ressenti en commentaire et si vous avez des questions ou d’autres conseils utiles à me donner n’hésitez pas, je reste à votre disposition.

Bonne journée et ENJOY !

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